Jak jsme zachránili COO před mental breakdownem — a ušetřili 3 hodiny týdně
Problém
Každý týden přišla z Nizozemska Google Tabulka s přehledem nedoplatků za ubytování — stovky řádků, které se musely ručně přepsat do e-mailů a odeslat jednotlivým zaměstnancům. Dvě až tři hodiny intenzivní repetitivní práce, chyby, překlepy a občas e-mail na špatnou adresu. Nikdo to dělat nechtěl — a Jirka, COO, to dal jasně najevo.
Co jsme udělali
Postavili jsme automatizaci v Make, která celý proces převzala. Agentura nahraje tabulku do domluvené složky na Google Drive — a to je vše. Systém sám stáhne soubor, zkontroluje formát, projde řádky, vygeneruje personalizovaný e-mail pro každého zaměstnance podle výše nedoplatku a všechno odešle. Celý proces proběhne automaticky bez jediného lidského zásahu.
Výsledek
Každý pátek jsou e-maily odeslány správně, včas a bez chyb — zatímco tým dělá něco smysluplnějšího. Zaměstnanci reagují v řádu minut, peníze se daří získávat rychleji. A Jirka je v pohodě.