Jak jsme zachránili COO před mental breakdownem — a ušetřili 3 hodiny týdně How we saved a COO from a mental breakdown — and saved 3 hours a week
Problém Problem
Každý týden přišla z Nizozemska Google Tabulka s přehledem nedoplatků za ubytování — stovky řádků, které se musely ručně přepsat do e-mailů a odeslat jednotlivým zaměstnancům. Dvě až tři hodiny intenzivní repetitivní práce, chyby, překlepy a občas e-mail na špatnou adresu. Nikdo to dělat nechtěl — a Jirka, COO, to dal jasně najevo. Every week a Google Sheet arrived from the Netherlands with a list of accommodation payment arrears — hundreds of rows that had to be manually typed up into emails and sent to individual employees. Two to three hours of intensive, repetitive work, errors, typos, and the occasional email sent to the wrong address. Nobody wanted to do it — and Jirka, the COO, made that very clear.
Co jsme udělali What we did
Postavili jsme automatizaci v Make, která celý proces převzala. Agentura nahraje tabulku do domluvené složky na Google Drive — a to je vše. Systém sám stáhne soubor, zkontroluje formát, projde řádky, vygeneruje personalizovaný e-mail pro každého zaměstnance podle výše nedoplatku a všechno odešle. Celý proces proběhne automaticky bez jediného lidského zásahu. We built an automation in Make that took over the entire process. The agency uploads the spreadsheet to an agreed folder on Google Drive — and that's it. The system downloads the file, checks the format, goes through the rows, generates a personalised email for each employee based on the amount owed, and sends everything out. The whole process runs automatically without a single human action.
Výsledek Result
Každý pátek jsou e-maily odeslány správně, včas a bez chyb — zatímco tým dělá něco smysluplnějšího. Zaměstnanci reagují v řádu minut, peníze se daří získávat rychleji. A Jirka je v pohodě. Every Friday the emails go out correctly, on time, and without errors — while the team does something more meaningful. Employees respond within minutes, money is recovered faster. And Jirka is doing fine.
Máte podobný problém? Got a similar problem?