Případovka od nás z Chorizo Lab
Jak pracovní agentura šetří každý pátek 3 hodiny času
(aneb jak jsme zachránili COO před mental breakdownem)
worktravel.jobs je pracovní agentura, která pomáhá Čechům zprostředkovat práci na letišti v nizozemském Amsterdamu.
Kromě samotné práce lidem ve spolupráci s jinou nizozemskou firmou zajišťují i ubytování, které je částečně hrazené přímo z jejich výplat.
Každý týden stejná manuální práce
worktravel.jobs od nizozemské firmy dostanou každý týden Google Tabulku s přehledem všech nedoplatků za bydlení.
Agentura zaměstnává stovky lidí, ubytování se platí měsíčně a tabulka obsahuje nedoplatky i za několik předchozích týdnů. Kvůli tomu má tabulka stovky řádků, které se musí dlužníkům poslat emailem.
„Ztrácíme čas, kazíme si náladu a děláme chyby. Jen abychom poslali pár mailů.“
Posílání těch emailů byl vždycky trochu pain:
-
byla to intenzivní repetitivní práce na 2-3 hodiny, která se nikomu nechtěla dělat
-
v emailech vznikaly chyby a překlepy
-
občas se povedlo odeslat email na špatnou emailovou adresu
No a nakonec jsme od Jirky (COO) dostali tuhle zprávu:
Automatizace odesílání emailů s dluhem za ubytování
Pro automatizované zpracování dat z Google tabulky a odesílání jsme využili automatizační platformu Make.
Jediná věc, kterou musí agentura udělat, je nahrát tabulku do správné složky na Google Drive. Všechno ostatní už se zařídí automaticky.
1. Soubor se stáhne ze složky na Google Drive
Agentura nahraje každý týden novou tabulku do domluvené složky.
2. Načtou se všechny data z Google Sheets
Zároveň proběhne kontrola, že je tabulka ve správném formátu.
3. Data se rozčlení, srovnají a připraví pro odeslání.
Jednotlivé řádky je potřeba projít a zjistit, jaký typ dat obsahují.
4. Vytvoří se personalizované emaily, které obsahují tabulku s přehledem nedoplatků
Podle výše nedoplatku se vygeneruje personalizovaná zpráva na míru. Každý zaměstnanec dostane přesně to, co má.
5. Emaily se odešlou.
E-maily odchází automaticky. Do pár sekund je hotovo.
A takhle ten výsledný email vypadá 😎
Agentura odeslané emaily vidí ve své emailové schránce a může si tak zkontrolovat, jestli to opravdu odešlo.
Zaměstnanci často reagují v řádu minut a peníze se tak daří získávat včas.
Práce ve 21. století
👉 Agentura má jistotu, že každý zaměstnanec dostane správnou informaci – včas a bez chyb.
👉 Nikdo v kanceláři se nemusí trápit s nudnými repetitivními úkoly.
👉 Tým to nabije novou energií. Zbavit se takovýho úkolu je radost.
Ve skutečnost je to jen jedna z mnoha automatizací, kterou v agentuře využívají. Společně tvoříme systém, který šetří mnohem více času, než tato dílčí automatizace.
Shrnutí: Co agentura získala
✅ 3 hodiny týdně zpět pro důležitější práci
✅ Eliminace chyb jednotlivců a 100% jistota správného odeslání emailů
✅ Minimální náklady na provoz automatizace
✅ Smysluplnější práce pro celý tým
Chcete si to zkusit sami?
Zadejte nám váš email a my vám pošleme kompletní podklady pro replikaci této case study.
Zdarma od nás dostanete všechny materiály a návody, díky kterým si můžete stejnou automatizaci postavit sami.
🟢 vzorový Google Sheet s předvyplněnými daty
🟢 blueprint Make scénáře
🟢 psaný návod, jak to celé zprovoznit
🟢 video, kde ukážeme krok za krokem, jak to zprovoznit
Potřebujete s tím pomoct?
Sjednejte si schůzku s Petrem Křížem přes jeho Calendly. Rád se s vámi potká a zjistí, jak bychom vám mohli pomoct.