Případovka od nás z Chorizo Lab

Jak Santia získala vždy aktuální přehled o jejich cashflow

Ředitel firmy Santia Honza Složil nám zavolal s dotazem, jestli bychom mu dokázali pomoc zlepšit sledování cashflow a výsledků celé firmy.

V té době měli pravidelně k dispozici akorát výsledovky, které jim každý měsíc poskytla jejich účetní. Jednou za rok se Honza musel na několik dní zavřít v kanceláři, všechno zadat do Excelu a zkusit zjistit, jak na tom doopravdy jsou.

100 % vždy aktuální reporty

a 0 chyb

získá agentura díky jedné automatizaci

3 úrovně finančního přehledu

automatizovaný proces od tabulky až po odeslané e-maily

Úspora 5 - 10 hodin týdně

stačí nahrát soubor do složky na Google Drive

Santia je zavedená vzdělávací firma zaměřená na firemní rozvoj a E‑learning školení.

Nabízí moderní kurzy a workshopy, které jsou přizpůsobené potřebám firem a pomáhají společnostem zlepšit soft skills týmů a rozvíjet klíčové kompetence zaměstnanců.

Zjišťujeme, jak to v Santii vypadá

Protože jsme už Santii pomáhali s některými dílčími automatizacemi v projektovém řízení, tak jsme obě strany trochu věděli, do čeho jdeme a co můžeme očekávat.

Domluvili jsme se na úvodním offline workshopu, kde jsme zjistili aktuální situaci. Tohle jsme se dozvěděli:

Nevíme, jestli a kolik bude náš roční zisk. A zároveň nemáme přehled o dostupné hotovosti.
Potřebujeme znát aktuální cashflow. V případě nedostatku potřebujeme informovat majitele a případně od něj získat podporu.
Chybí nám přehled o ziskovosti projektů z pohledu celé firmy.
Některé současné nástroje (např. sledování nákladů v Excelu) nám nevyhovují, jelikož jsou složité na správu a sem tam se v nich vyskytují chyby.
Ideálně bychom chtěli finance mít na jednom místě a řešit pouze různé pohledy na data.
Mnoho procesů (fakturace, nabídky apod.) děláme manuálně, což nás stojí hodně energie a času.

Taky jsme zjistili jejich aktuální app-stack:

faktury a náklady se vystavují a evidují ve Fakturoidu
projekty se řídí v Asaně
obchodní případy se řeší v Raynetu
nabídky se připravují v Google Tabulce a následně se uploadne do Raynetu

„Díky offline workshopu jsme získali i důležitý insight o tom, jak vedení firmy přemýšlí nad jejím rozvojem a každodenní operativou. Tento kontext je pro podobné problémy důležitý, protože nám pomůže navrhnout řešení tak, aby odpovídalo konkrétním potřebám firmy."

---Lukáš Baier, Co-Founder Chorizo Lab

3 úrovně finančního řízení

V Santii jsme po krátké diskuzi rozdělili řízení financí do tří úrovní, které dávají jasný přehled o tom, kde firma aktuálně je, kam směřuje a co má už „jisté“:

FORECAST – výhled. Sem patří všechny očekávané příjmy a výdaje, které ještě nejsou stoprocentně potvrzené. Například nabídky zaslané klientům, které zatím čekají na schválení. Forecast pomáhá odhadovat, jak bude firma finančně vypadat, pokud vše půjde podle plánu.

PLAN – plán. Tady jsou příjmy a výdaje, které jsou naplánované a potvrzené, ale ještě se neuskutečnily. Například podepsané kontrakty, naplánované výplaty nebo náklady na projekty v běhu. Je to rozpočet, se kterým firma aktivně pracuje.

REAL – realita. Tato úroveň zachycuje, co se už skutečně stalo. Vystavené faktury, přijaté platby, zaplacené náklady. Vedení Santie si může zobrazit účetní pohled, a porovna plánované a reálné cashflow.

Díky této struktuře má Santia Learning neustále kontrolu nad tím, co se chystá, co se plánuje a co už proběhlo, a může podle toho řídit každé rozhodnutí (konečně už založená na datech).

Jedna centrální databáze

Pro spolehlivé finanční řízení je potřeba mít všechna data ideálně na jednom místě. Jako centrální databázi jsme zvolili Airtable, který dostatečně flexibilní na to, abychom ho mohli přizpůsobit všem individuálním use casům, které v Santii existují.

Airtable nabízí i základní tvorbu user interfaces a dashboardů. To jsme využili pro zobrazení dat, pro plánování výsledků a pro celkovou interpretaci dat.

1. Synchronizace příjmů, nákladů, projektů, obchodních případů, klientů, dodavatelů a zaměstananců

Data do Airtablu synchronizujeme přes automatizační platformu Make. Myslíme při tom na nové faktury i náklady, jejich následné změny, jejich štítkování a kategorizace, storna, zálohovky i opravné doklady. Je toho i ještě víc, a z naší zkušenosti je potřeba vždy všechno nastavit podle potřeb klienta (protože to nikdo nemá úplně stejný).

2. Tvorba nabídek se promítne rovnou do plánovaných příjmů

Abychom dokázali zajistit konzistenci dat, nabídli jsme Honzovi nový postup pro tvorbu nabídek. Celý postup jsme přesunuli z Excelu do Airtablu, kde se každá nabídka po vytvoření rovnou přiřadí k projektu a obchodnímu případu.

Celková cena se automaticky rozpadá do několika kategorií (např. školení, příprava, licence), takže je okamžitě jasné, co tvoří rozpočet. Na jedno kliknutí se vygeneruje PDF verze nabídky, která se rovnou odešle klientovi e‑mailem.

No a nakonec, nabídka se zároveň promítne do finančního přehledu jako plánovaný příjem. Tým tak ví, co je v pipeline a může s tím počítat.

3. Přehled o ziskovosti každého projektu i celé firmy

Dřív měli v Santii o projektech jen dílčí informace. Věděli kolik se vyfakturovalo, jaké byly náklady, ale neznaly konkrétní konečná čísla. Díky novému systému teď vidí každý projekt z pohledu celkové ziskovosti: jaké příjmy přináší, kolik interně stojí práce týmu, kolik stojí licence nebo externisté. Vše se automaticky páruje a propojuje s obchodními případy i nákladovými středisky. Vedení tak okamžitě pozná, které projekty táhnou firmu kupředu, a na kterých prodělávají.

„Sledování ziskovosti na úrovni projektů i celé firmy nám chybělo. Díky Chorizo Lab to máme k dispozici okamžitě

a můžeme to rovnou využít v tvorbě nabídek pro další klienty. "

---Jan Složil, ředitel Santia

4. Sledování cashflow

Santie má mezi svými klienty i nadnárodní korporace, které mají smluvně nastavenou splatnost faktur třeba i na 3 měsíce. Kvůli tomu není na první pohled jasné, kdy od koho dorazí peníze a kolik bude zrovna hotovosti na účtu. To akcentuje potřebu sledování cashflow.

Díky propojení forecastu, plánu a reálných dat mají vedení i majitel přehled situací, kdy a proč může nastat nedostatek financí. Systém ukazuje, kolik peněz je na cestě, co se zpozdilo a jaké výdaje se blíží. Pokud hrozí propad, firma má čas jednat – ať už s klienty, dodavateli nebo investorem.

5. Přístupy pro projekťáky

Jedním z přání Santie byla i možnost sdílení relevantních dat s jejich projekťáky. To byl do té doby skoro neřešitelný problém - každý projekťák si to dělal tak trochu po svém a nikdo neměl celkový high-level přehled.

Aby mohli projektový manažeři sledovat budgety na jejich projektech, vytvořili jsme pro ně samostatnou aplikaci, kam všichni dostali read-only přístup. Po přihlášení vidí pouze svoje projekty s metrikami a daty, které mají mít k dispozici (např. přehled nákladů, vyčerpaný budget a kolik ještě zbývá.